Conditions générales d’utilisation et de vente

Les présentes conditions générales d’utilisation et de vente (les « CGV ») régissent l’accès et l’usage du service Hootini (accessible à l’adresse hootini.eu), édité par Alexandre Siaud (le « Prestataire »). Toute souscription au service emporte acceptation sans réserve des présentes CGV.

Hootini est un logiciel en ligne (SaaS) de gestion de la relation client destiné aux entreprises : suivi des clients, projets, tickets, facturation et tableaux de bord. Le service est fourni en mode hébergé, accessible via un navigateur.

Le service est exclusivement réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité (entreprises, indépendants, organisations). Il ne s’adresse pas aux consommateurs. En créant un compte, l’utilisateur déclare agir à titre professionnel.

En conséquence, le droit de rétractation prévu par le Code de la consommation en faveur des consommateurs ne s’applique pas aux souscriptions conclues au titre des présentes CGV.

Le service peut être essayé gratuitement pendant 14 jours, sans carte bancaire requise. À l’issue de la période d’essai, le compte passe en lecture seule : les données restent consultables, mais toute création ou modification nécessite la souscription d’un abonnement payant. Aucun prélèvement n’est effectué tant qu’un abonnement n’a pas été souscrit.

Le service est facturé par siège, c’est-à-dire par utilisateur actif de l’organisation (les invitations en attente et les utilisateurs désactivés ne sont pas facturés), au tarif en vigueur indiqué sur la page Prix. Les options payantes, comme la marque blanche, sont facturées en sus, au tarif affiché dans l’application au moment de leur activation. Tous les prix sont indiqués hors taxes (HT).

TVA non applicable, art. 293 B du CGI.

Le Prestataire relève à ce jour de la franchise en base de TVA : aucune TVA n’est facturée ni récupérable. S’il devient redevable de la TVA, celle-ci s’ajoutera aux prix HT, au taux en vigueur, à compter de cette date, et la présente mention sera mise à jour.

Tout siège ou toute option ajouté en cours de période est facturé au prorata du temps restant jusqu’à l’échéance ; tout siège ou toute option retiré donne lieu à un crédit calculé de la même manière. Ces ajustements figurent sur la facture suivante.

L’abonnement est mensuel, sans engagement de durée, et se renouvelle automatiquement à chaque échéance.

Vous pouvez résilier à tout moment depuis votre espace de facturation. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours (option « annuler à la fin de la période ») : le service reste accessible jusqu’à cette échéance et aucun nouveau prélèvement n’intervient ensuite. Les sommes déjà réglées pour la période en cours ne sont pas remboursées.

L’abonnement est payable d’avance, à chaque échéance mensuelle, par prélèvement sur le moyen de paiement enregistré auprès de notre prestataire Stripe ; en souscrivant, vous autorisez ce prélèvement récurrent. Les factures sont payables à leur date d’émission. Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé.

En cas d’échec de paiement, le Prestataire peut limiter l’accès au service à la lecture seule jusqu’au complet paiement des sommes dues. Le moyen de paiement se met à jour depuis l’espace de facturation.

Conformément à l’article L441-10 du Code de commerce, toute somme non réglée à son échéance entraîne de plein droit, dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, des pénalités de retard au taux de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €. Une indemnisation complémentaire peut être demandée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés dépassent ce montant.

Le Prestataire met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie d’une accessibilité ininterrompue. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou en cas de force majeure. Le support est joignable à contact@hootini.eu.

La responsabilité totale du Prestataire, tous préjudices confondus, est plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le client au titre de l’abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte d’exploitation, de données, de chiffre d’affaires ou d’image).

Le traitement des données personnelles des utilisateurs du service (comptes, facturation, sécurité) est décrit dans notre politique de confidentialité.

Pour les données personnelles que le client enregistre dans le service (celles de ses clients, contacts ou collaborateurs), le Prestataire agit en qualité de sous-traitant du client. L’accord de sous-traitance figurant en annexe s’applique à ces données et fait partie intégrante des présentes CGV.

Le Prestataire peut faire évoluer les présentes CGV, leur annexe et ses prix. Toute modification est notifiée par e-mail aux administrateurs du compte au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le client qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date ; la poursuite de l’abonnement au-delà vaut acceptation. La date de la version en vigueur figure en tête du présent document.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur validité, leur interprétation ou leur exécution relève de la compétence des tribunaux français.

La présente annexe fait partie intégrante des CGV. Elle constitue le contrat de sous-traitance prévu à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») : le client y agit en qualité de responsable de traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant, pour les Données Client.

A.1 Définition. Les « Données Client » sont les données à caractère personnel que le client et ses utilisateurs saisissent, importent ou synchronisent dans le service. Les données des comptes utilisateurs, que le Prestataire traite pour son propre compte (gestion des comptes, facturation, sécurité), relèvent de la politique de confidentialité et non de la présente annexe.

A.2 Description du traitement.

Objet et finalité

Fourniture du service décrit à l’article 1 des CGV (gestion de la relation client, tickets, projets, facturation, tableaux de bord, envoi de messages pour le compte du client) et support associé.

Opérations

Hébergement, stockage, consultation, organisation, modification, synchronisation avec les outils connectés par le client, envoi de messages, export et suppression.

Personnes concernées

Clients, prospects, contacts et partenaires du client ; utilisateurs et collaborateurs du client.

Données traitées

Identité, coordonnées professionnelles, fonction, historique des échanges (interactions, tickets, messages, commentaires), données contractuelles et de facturation, documents déposés, et toute autre donnée que le client choisit d’enregistrer.

Données sensibles

Le service n’est pas conçu pour les catégories particulières de données (art. 9 du RGPD) : le client n’y enregistre de telles données que si elles sont strictement nécessaires, sous sa responsabilité.

Durée

Durée de l’abonnement, prolongée de la période de restitution prévue au point A.10.

A.3 Instructions. Le Prestataire ne traite les Données Client que sur instruction documentée du client, y compris pour les transferts hors de l’Union européenne, sauf obligation légale dont il informe alors le client au préalable, à moins que la loi ne l’interdise. Constituent ces instructions : les présentes CGV, l’utilisation et le paramétrage du service par le client, et toute instruction écrite complémentaire acceptée par les parties. Le Prestataire informe immédiatement le client s’il estime qu’une instruction enfreint le RGPD ou une autre disposition du droit de l’Union ou du droit français. Il n’utilise pas les Données Client pour son propre compte et ne les vend pas.

A.4 Confidentialité. Le Prestataire veille à ce que les personnes autorisées à traiter les Données Client soient tenues à une obligation de confidentialité.

A.5 Sécurité. Le Prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées prévues à l’article 32 du RGPD, notamment : chiffrement des communications (HTTPS/TLS), cloisonnement des données par organisation, authentification des utilisateurs et gestion des droits par rôle, accès aux environnements de production réservé au Prestataire.

A.6 Sous-traitants ultérieurs. Le client autorise le Prestataire à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés dans la politique de confidentialité (rubrique « Sous-traitants »). Le Prestataire informe le client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance ; le client peut s’y opposer pour un motif légitime tenant à la protection des données et, à défaut d’accord, résilier son abonnement sans frais avant que le changement ne prenne effet. Le Prestataire impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données équivalentes à celles de la présente annexe, et demeure pleinement responsable envers le client de leur exécution.

Les services tiers que le client connecte lui-même avec ses propres identifiants ou clés (fournisseur de modèle de langage configuré avec la clé de son organisation, messagerie Gmail ou Outlook, compte d’envoi d’e-mails, connecteurs vers ses logiciels) ne sont pas des sous-traitants ultérieurs du Prestataire : ils relèvent de la relation directe entre le client et ces tiers, auxquels le Prestataire ne transmet des Données Client que sur instruction du client.

A.7 Transferts hors de l’Union européenne. La base de données du service est hébergée aux États-Unis (Railway, région US East), et certains sous-traitants ultérieurs sont établis hors de l’Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou, le cas échéant, par une décision d’adéquation.

A.8 Droits des personnes concernées. Le Prestataire aide le client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à donner suite aux demandes d’exercice de leurs droits par les personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Il transmet sans délai au client toute demande reçue directement et n’y répond pas lui-même, sauf instruction du client.

A.9 Violations de données et assistance. Le Prestataire notifie au client toute violation de données à caractère personnel affectant les Données Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail aux administrateurs du compte. La notification précise, dans la mesure où ces informations sont disponibles, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, ses conséquences probables et les mesures prises ou envisagées. Il appartient au client, en sa qualité de responsable de traitement, de notifier la violation à la CNIL et, le cas échéant, aux personnes concernées. Le Prestataire aide en outre le client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à respecter les obligations prévues aux articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, violations, analyses d’impact, consultation préalable de la CNIL).

A.10 Fin du contrat. À la fin de l’abonnement, le client dispose de 30 jours pour demander la restitution de ses Données Client, que le Prestataire lui remet dans un format structuré et couramment utilisé (CSV ou JSON). À l’issue de ce délai, le Prestataire supprime les Données Client dans un délai de 90 jours, copies de sauvegarde comprises au terme de leur cycle de rotation, sauf obligation légale de conservation, et en atteste par écrit sur demande.

A.11 Audits. Le Prestataire met à la disposition du client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues à l’article 28 du RGPD. Il permet la réalisation d’audits, y compris d’inspections, par le client ou par un auditeur indépendant qu’il mandate, tenu à la confidentialité et non concurrent du Prestataire. Sauf violation de données avérée, un audit est précédé d’un préavis écrit de 30 jours, est limité à un par an, se déroule sans perturber le service, et ses frais restent à la charge du client.

A.12 Obligations du client. Le client, responsable de traitement, garantit disposer d’une base légale pour les traitements qu’il confie au Prestataire, informe les personnes concernées conformément aux articles 13 et 14 du RGPD et ne donne que des instructions conformes à la réglementation.

A.13 Durée et responsabilité. La présente annexe s’applique pendant toute la durée du traitement des Données Client par le Prestataire. La responsabilité de chaque partie à son titre est régie par l’article 8 des CGV (Responsabilité), sans préjudice des droits que les personnes concernées tiennent du RGPD.